Een van de grootste oorzaken van het niet doorgaan van opdrachten is het niet (tijdig) professioneel opvolgen van offertes. Hoe succesvol ben jij in de opvolging van offertes? Goede opvolging vergroot je scoringspercentage. Het is van essentieel belang dat je al je offertes tijdig en correct opvolgt. Ook de offertes waarvan je “niet veel verwacht”.

Dit is met name van belang bij een verkoop binnendienst, die grote hoeveelheden (kleine of grote) offertes moet opvolgen. Vaak worden offertes waarvan we een lage scoringskans verwachten doorgeschoven naar de volgende dag, eerst de lekkere grote vissen.

Je eigen overtuigingen: belemmering of bekrachtiging?

In veel gevallen heeft een lage scoringskans niet alleen te maken met het niet opvolgen van offertes maar ook met je eigen overtuigingen. Ben je ervan overtuigd dat de klant geen akkoord gaat geven, dan zal dit zonder twijfel (onbewust) merkbaar zijn aan je stem en houding. De gedachte: “De klant zal het toch wel niet doen” wordt direct opgemerkt in je communicatie en heeft invloed op je manier van bellen.

Heb je echter vertrouwen in een goede afloop, dan zal je veel krachtiger communiceren en wellicht ook andere woorden gebruiken. Dit zal aan de andere kant van de lijn als prettig wordt ervaren. Klanten doen graag zaken met mensen die zelfverzekerd zijn en geloven in hun bedrijf en product.

Straal dit dan ook uit. Indien je bij voorbaat al denkt te weten wat de beslissing van uw klant is, dan kun je bedrogen uitkomen, zowel positief als negatief.

Een voorbeeld uit eigen praktijk

Enige tijd geleden had ik een gesprek bij een klant over een bepaalde training. De klant had een urgent probleem en mijn training sloot hier uitstekend op aan. Er was een persoonlijke klik en met het budget “zat het ook wel goed”.

Ik bedankte de klant na afloop van het gesprek allerhartelijkst, na zijn verzoek om alles in een overeenkomst op papier te zetten. We zouden de week daarna nog telefonisch contact hebben, de handtekening zou spoedig volgen. De opdracht was slechts een formaliteit.

De week daarna bleef het echter akelig stil, waarbij de klant moeilijk bereikbaar was. Na een aantal weken liet de klant ineens weten “de beslissing even over het nieuwe jaar te tillen”, er waren intern wat andere prioriteiten. Stand van zaken tot op heden: geen opdracht.

Maar zo kan het ook

De andere kant van de medaille. Ik had een kennismakingsgesprek bij een organisatie. Er werden over en weer wat vragen gesteld, waarbij een training “Teambuilding” naar voren kwam. Tijd en ruimte om de diepte in te gaan was er op dat moment niet.

Aan het eind van het gesprek vond mijn contactpersoon het fijn om iets op papier terug te zien. Normaal gesproken doe ik dit niet met zo weinig concrete informatie, maar gevoelsmatig maakte ik hier dit keer een uitzondering voor. Ik paste een bestaande offerte enigszins aan, weinig tijd en moeite, en stuurde deze per mail naar de klant.

Verwachting over mijn kans van slagen? Erg weinig. Ik was dan ook erg verrast toen ik enkele dagen later min of meer “plichtmatig” de offerte nabelde en ik prompt akkoord kreeg. Een datum was snel geprikt en de training was een feit.

Conclusie

Ga dus nooit klakkeloos uit van je eigen verwachtingen en zet je aannames en overtuigingen overboord. Natuurlijk is elke offerte anders en heb je in het ene geval een beter gevoel dan in het andere. Maar dit zegt dus niet altijd iets over de kans op succes. Iedere offerte (mits uitgebracht met een goede reden, later meer hierover) kan je een nieuwe opdracht opleveren.

Zorg ervoor dat je mentaal in goede conditie bent bij het opvolgen van offertes. Wees overtuigd van jezelf en je aanbod en straal dit uit. Een opdracht is pas binnen als de handtekening op papier staat. In het proces hier naartoe leveren bekrachtigende overtuigingen je meer op dan belemmerende.